Privacyverklaring

1. Privacy in het kort

Hieronder leest u wat er met uw persoonsgegevens gebeurt als u xaf-ok.nl gebruikt. Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee u persoonlijk kunt worden geïdentificeerd.

Gegevens ontvangen wij doordat u ze aan ons geeft, bijvoorbeeld uw e-mailadres om in te loggen of een bestand dat u uploadt. Andere gegevens worden automatisch door onze systemen vastgelegd wanneer u de website bezoekt, vooral technische gegevens zoals browser, besturingssysteem en tijdstip.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

RADOM UG (haftungsbeschränkt)

Telemannstr. 2

60323 Frankfurt am Main

Deutschland

E-mail: support@xaf-ok.nl

Een functionaris gegevensbescherming is vanwege de omvang van ons bedrijf niet wettelijk verplicht. Met vragen over privacy kunt u terecht bij support@xaf-ok.nl.

3. Cookies en analyse

Wij gebruiken alleen technisch noodzakelijke cookies: een sessiecookie wanneer u bent ingelogd (30 dagen) en, als u zonder account converteert, een cookie met een gepseudonimiseerde kenmerk voor de gratis dagelijkse conversie (tot het einde van de dag). Wij gebruiken geen marketingcookies.

Voor bezoekersstatistieken gebruiken wij Umami, dat wij zelf op onze server in Duitsland draaien. Umami werkt zonder cookies en slaat geen IP-adressen op; het telt paginabezoeken en gebeurtenissen zoals “conversie gestart” met een foutcode, nooit de inhoud van uw bestanden. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van de website (art. 6 lid 1 sub f AVG). Analysegegevens verwijderen wij na 14 maanden.

Als u vanuit de converter of de XAF-viewer een account aanmaakt, bewaart uw eigen browser het gekozen bestand maximaal 24 uur lokaal (niet op onze server), zodat u na het inloggen verder kunt.

Serverlogbestanden

Onze server legt automatisch gegevens vast die uw browser meestuurt: browsertype en -versie, besturingssysteem, verwijzende URL, tijdstip van het verzoek en IP-adres. Deze logbestanden verwijderen wij na 14 dagen. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang bij een veilige en stabiele werking (art. 6 lid 1 sub f AVG).

Account en inloggen

U kunt een gratis account aanmaken. Daarvoor verwerken wij uw e-mailadres; u logt in met een link die wij per e-mail sturen, er is geen wachtwoord. Wij bewaren uw accountgegevens zolang u het account heeft (art. 6 lid 1 sub b AVG). U kunt uw account en al uw conversies op elk moment zelf verwijderen in uw dashboard.

4. Diensten van derden

• Hosting: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Duitsland. Onze servers staan in Duitsland. Verwerkersovereenkomst volgens art. 28 AVG.
• Azure OpenAI (Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Ierland): als onze vaste regels een grootboekrekening niet zeker aan een RGS-code kunnen koppelen, sturen wij alleen de naam en het nummer van die rekening naar Azure OpenAI; bedragen en boekingen niet. PDF-grootboeken worden gelezen door de volledige pagina’s als afbeelding naar Azure OpenAI te sturen; die kunnen namen, bedragen en omschrijvingen bevatten. Dit geldt ook voor uploads zonder account. De Azure-resource staat in Sweden Central; de werkelijke verwerkingslocatie hangt af van het Azure-implementatietype en kan de EU-datazone of andere Azure-regio’s omvatten. Microsoft gebruikt in- en uitvoer volgens de Azure-voorwaarden niet om de basismodellen te trainen; voor misbruikdetectie kan Microsoft geautomatiseerde controles uitvoeren en gemarkeerde inhoud tijdelijk bewaren voor menselijke controle. Overdracht versleuteld via HTTPS. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG). Verwerkersovereenkomst volgens art. 28 AVG via de Microsoft-productvoorwaarden.
• Betalingen: Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Ierland. Uw betaalgegevens gaan rechtstreeks naar Stripe; wij slaan geen volledige kaartgegevens op. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).
• E-mail: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland (Google Workspace). Wij versturen inlog- en servicemails via Google en ontvangen e-mail aan support@xaf-ok.nl daar. Verwerkersovereenkomst volgens art. 28 AVG.

5. Verwerking voor onze dienst

Grootboekbestanden die u uploadt (CSV, Excel of PDF) verwerken wij om er een XAF-auditfile van te maken. Ze kunnen boekingsdata, bedragen, omschrijvingen, grootboekrekeningen en namen van relaties bevatten. Het geüploade bestand zelf bewaren wij niet: het staat alleen tijdens de conversie in het geheugen en in de verwerkingswachtrij. Wij bewaren het gemaakte XAF-bestand en de gegevens van de conversie (bedrijfsnaam, KVK-nummer, boekjaar, aantal regels, niet-gekoppelde rekeningen en eventuele foutmeldingen). Bestanden die u in de XAF-viewer opent, worden alleen in het geheugen verwerkt en niet bewaard. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).

Gebruikt u xaf-ok.nl zakelijk voor persoonsgegevens van uw klanten of relaties, dan zijn wij voor die gegevens uw verwerker; daarvoor geldt onze verwerkersovereenkomst.

Bewaartermijnen

• Conversies in uw account: automatisch verwijderd 90 dagen na het maken. U kunt ze eerder zelf verwijderen in uw dashboard.
• Conversies zonder account: automatisch verwijderd na 7 dagen. In die tijd kunt u het bestand na het aanmaken van een gratis account naar dat account overzetten. Deze conversies koppelen wij niet aan uw IP-adres maar aan een gepseudonimiseerde kenmerk.
• Serverlogbestanden: 14 dagen. Bezoekersstatistieken: 14 maanden.
• Als u uw account verwijdert, verwijderen wij direct en onherroepelijk uw account, sessies en conversies. Gegevens die wij volgens de wet langer moeten bewaren, zoals facturen, bewaren wij alleen zolang die plicht geldt.
• Back-ups van de database maken wij dagelijks en verwijderen wij na 14 dagen; verwijderde gegevens verdwijnen daarom uiterlijk 15 dagen later ook uit de back-ups.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking. Azure OpenAI doet alleen voorstellen voor RGS-codes; u ziet het resultaat, inclusief niet-gekoppelde rekeningen, voordat u het bestand downloadt.

6. Uw rechten

• Inzage (art. 15 AVG)
• Rectificatie (art. 16 AVG)
• Verwijdering (art. 17 AVG), voor zover geen wettelijke bewaarplicht geldt
• Beperking van de verwerking (art. 18 AVG)
• Overdraagbaarheid (art. 20 AVG)
• Bezwaar (art. 21 AVG)
• Intrekken van toestemming (art. 7 lid 3 AVG)

U kunt uw rechten uitoefenen via support@xaf-ok.nl.

U heeft het recht een klacht in te dienen bij een toezichthouder. Voor ons is bevoegd: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden, Duitsland. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag.

7. Beveiliging

Deze website gebruikt TLS-versleuteling. Uw gegevens worden opgeslagen op servers in Duitsland. Wij nemen technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen.

8. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen als de wet of onze dienst verandert. Bij uw volgende bezoek geldt dan de nieuwe versie.