Algemene voorwaarden

Artikel 1. Toepasselijkheid

(1) Deze algemene voorwaarden gelden voor alle overeenkomsten tussen RADOM UG (haftungsbeschränkt), Telemannstr. 2, 60323 Frankfurt am Main, Duitsland (hierna “wij”) en de klant (hierna “u”) over het gebruik van xaf-ok.nl en de daarop aangeboden diensten.

(2) xaf-ok.nl is uitsluitend bedoeld voor zakelijk gebruik. Door een account aan te maken of een betaald plan af te sluiten, bevestigt u dat u handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, bijvoorbeeld als onderneming, accountant of administratiekantoor, en niet als consument.

(3) Deze voorwaarden gelden uitsluitend. Afwijkende of aanvullende voorwaarden van u gelden alleen als wij daar uitdrukkelijk schriftelijk mee hebben ingestemd.

Artikel 2. De dienst

(1) xaf-ok.nl is webgebaseerde software met twee functies:

• XAF-viewer: een bestaand XAF-auditfile (versie 3.x of 4.0) openen, controleren op fouten en, met een gratis account, als Excel downloaden.
• Converter: een grootboekexport (CSV, Excel of PDF) omzetten naar een XAF 4.0-auditfile, waarbij grootboekrekeningen waar mogelijk aan RGS-codes worden gekoppeld.

(2) Wat u kunt gebruiken, hangt af van uw plan (gratis zonder account, gratis met account, Starter, Professional of Business) zoals beschreven op de tarievenpagina, onder meer het aantal exports per dag en het maximale aantal regels per bestand.

(3) Wij gebruiken Microsoft Azure OpenAI om een RGS-code voor te stellen voor grootboekrekeningen die onze vaste regels niet zeker kunnen koppelen, en om PDF-grootboeken te lezen. Welke gegevens wij daarvoor versturen, staat in de privacyverklaring.

(4) Wij ontwikkelen de dienst verder. Functies kunnen daardoor veranderen; de wezenlijke functies van uw betaalde plan blijven behouden.

Artikel 3. Account en totstandkoming

(1) De XAF-viewer en een beperkte conversie kunt u zonder account gebruiken. Voor een account logt u in met een link die wij naar uw e-mailadres sturen.

(2) De overeenkomst over een gratis account komt tot stand wanneer u voor het eerst inlogt. Een betaald plan komt tot stand wanneer u het afrekenen bij Stripe afrondt.

(3) U zorgt ervoor dat uw e-mailadres juist is en dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot dat e-mailadres.

(4) Wij kunnen een account zonder opgaaf van redenen weigeren.

Artikel 4. Prijzen en betaling

(1) De actuele prijzen staan op de tarievenpagina. Btw wordt bij het afrekenen berekend volgens de geldende regels en op de factuur vermeld.

(2) De gratis plannen kunt u onbeperkt in de tijd gebruiken, zonder betalingsverplichting.

(3) Betaalde plannen worden maandelijks vooraf gefactureerd. De betaling loopt via Stripe; met het afsluiten van een betaald plan machtigt u ons de verschuldigde bedragen via Stripe te innen.

(4) Mislukt een betaling, dan valt uw account terug op het gratis plan totdat de betaling alsnog is gelukt.

(5) U kunt op elk moment overstappen naar een ander betaald plan via de tarievenpagina. Het prijsverschil voor de rest van de lopende betaalperiode wordt direct verrekend: bij een duurder plan wordt het meteen in rekening gebracht en gaat het nieuwe plan in zodra die betaling is gelukt; bij een goedkoper plan wordt het tegoed verrekend met uw volgende facturen.

Artikel 5. Gebruik van de dienst

(1) U krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de dienst binnen uw plan te gebruiken.

(2) Het is niet toegestaan om:

• de dienst voor onrechtmatige doeleinden te gebruiken;
• technische beveiligingen of de limieten van uw plan te omzeilen, bijvoorbeeld met meerdere accounts;
• de dienst te overbelasten of te verstoren;
• uw toegang aan derden te geven.

Artikel 6. Gegevens en vertrouwelijkheid

(1) De bestanden die u uploadt en de resultaten blijven van u. Wij verkrijgen geen rechten op uw gegevens.

(2) Wij behandelen uw gegevens vertrouwelijk en verwerken ze alleen om de dienst te leveren. Conversies worden automatisch verwijderd: zonder account na 7 dagen, in een account na 90 dagen. Bewaar de bestanden die u nodig heeft daarom zelf.

(3) U verklaart dat u gerechtigd bent de gegevens te verwerken die u uploadt. Bevatten uw bestanden persoonsgegevens van derden, zoals namen van klanten, leveranciers of medewerkers, dan verwerken wij die als verwerker voor u. Daarvoor geldt onze verwerkersovereenkomst, die deel uitmaakt van deze voorwaarden.

Artikel 7. Beschikbaarheid

(1) Wij streven naar een hoge beschikbaarheid, maar kunnen geen beschikbaarheid van 100% garanderen.

(2) Gepland onderhoud voeren wij zo veel mogelijk uit op momenten dat de dienst weinig wordt gebruikt.

(3) Voor overmacht, zoals storingen in stroom- of telecommunicatienetwerken of bij onze leveranciers, zijn wij niet aansprakelijk.

Artikel 8. Aansprakelijkheid

(1) Wij zijn onbeperkt aansprakelijk voor schade door letsel en voor schade door opzet of grove nalatigheid.

(2) Bij lichte nalatigheid zijn wij alleen aansprakelijk bij schending van een wezenlijke contractuele verplichting, en dan beperkt tot de voorzienbare schade die bij dit soort overeenkomsten typisch is.

(3) XAF-bestanden, RGS-koppelingen en de controles van de viewer zijn hulpmiddelen en geen accountantscontrole. U controleert het resultaat voordat u het gebruikt of aan derden verstrekt, zoals de Belastingdienst of uw accountant. Voor de juistheid van RGS-voorstellen van Azure OpenAI zijn wij niet aansprakelijk.

(4) Deze beperkingen gelden ook voor de personen die wij bij de uitvoering inschakelen.

Artikel 9. Duur en opzegging

(1) De overeenkomst geldt voor onbepaalde tijd.

(2) Een gratis account kunt u op elk moment beëindigen door het in uw dashboard te verwijderen.

(3) Een betaald plan kunt u op elk moment opzeggen tegen het einde van de lopende betaalperiode, via “Abonnement beheren” in uw dashboard of per e-mail aan support@xaf-ok.nl. Tot het einde van die periode houdt u toegang; daarna valt uw account terug op het gratis plan.

(4) Beide partijen kunnen de overeenkomst om een gewichtige reden direct beëindigen.

Artikel 10. Wijzigingen

Wij kunnen deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen melden wij u ten minste 30 dagen vooraf per e-mail. Maakt u binnen die termijn geen bezwaar, dan gelden de gewijzigde voorwaarden. Maakt u wel bezwaar, dan kunt u uw plan opzeggen.

Artikel 11. Slotbepalingen

(1) Op deze overeenkomst is het recht van de Bondsrepubliek Duitsland van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag (CISG).

(2) Voor alle geschillen uit deze overeenkomst is uitsluitend de rechter in Frankfurt am Main, Duitsland, bevoegd, voor zover dat wettelijk is toegestaan.

(3) Is een bepaling van deze voorwaarden ongeldig, dan blijven de overige bepalingen van kracht.

(4) Deze voorwaarden bestaan in het Nederlands en het Engels. Bij verschillen gaat de Nederlandse tekst voor.