Handleiding · 2 min

Fiscale bewaarplicht digitale administratie

In Nederland geldt een fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor digitale administraties. Dit omvat gegevens zoals facturen, grootboeken en auditfiles. Ontdek hoe u uw administratie compliant houdt.

Controleer uw auditfile. Open uw XAF-bestand gratis: saldibalans, dagboeken en een controle op fouten. Met een gratis account ook als Excel.

XAF-bestand openen

In het kort

De fiscale bewaarplicht vereist dat alle administratieve gegevens, zowel inkomend als uitgaand, digitaal bewaard blijven in hun originele formaat (bijvoorbeeld XML of PDF). Voor boekhoudpakketten betekent dit dat exportfuncties zoals de XAF (XML Auditfile Financieel) essentieel zijn om data opvraagbaar te houden. Zorg ook dat back-ups voldoen aan de wettelijke eisen en dat gegevens niet tussentijds worden aangepast.

Veelgestelde vragen

Wat houdt de fiscale bewaarplicht in?

De fiscale bewaarplicht verplicht ondernemers om administratieve gegevens 7 jaar te bewaren. Voor vastgoed en rechten op onroerende zaken geldt een bewaartermijn van 10 jaar.

Welke digitale bestanden vallen onder de bewaarplicht?

Dit omvat verkoop- en inkoopfacturen, grootboeken, journaalposten, bankafschriften, en auditfiles zoals de XAF. Ook e-mails die dienen als bewijsstukken vallen hieronder.

Hoe maak ik mijn digitale administratie audit-proof?

Gebruik boekhoudsoftware die XAF-bestanden kan genereren en zorg voor regelmatige back-ups. Controleer of alle data ongewijzigd en volledig zijn opgeslagen in de originele formaten.

Wat zijn de risico’s van niet voldoen aan de bewaarplicht?

Bij een belastingcontrole kan onvolledige of ontbrekende administratie leiden tot boetes, belastingnavorderingen of omkering van de bewijslast. Dit kan financiële en juridische gevolgen hebben.

Moet ik ook mijn back-ups bewaren?

Ja, back-ups vallen ook onder de bewaarplicht. Zorg ervoor dat deze veilig opgeslagen zijn, bijvoorbeeld via cloudopslag of externe harde schijven, en dat ze voldoen aan de beveiligingsnormen.

Volgende stap

Controleer uw auditfile

Open uw XAF-bestand gratis: saldibalans, dagboeken en een controle op fouten. Met een gratis account ook als Excel.

XAF-bestand openen

Gerelateerde handleidingen

Passende conversies

e-Boekhouden → XAF

e-Boekhouden-grootboekexport naar XAF 4.0 converteren

XAF → Excel